وتعمل الهيئة بالتنسيق مع الجهات الأمنية والجهات المعنية والتطوعية في استقبال الأعداد الكبيرة من خلال تهيئة المصليات والممرات وتوفير كافة الخدمات من خلال الخطط التي وضعت مسبقا بالتنسيق والإشراف من إمارة منطقة المدينة المنورة حيث تعمل الجهات على استقبال المصلين وتوجيههم إلى المصليات غير الشاغرة والمواقع الأقل ازدحاما فيما تشمل الخطط عدم الجلوس والصلاة في الممرات التي وضعت أمام البوابات والسلالم وتوجيه المصلين عند امتلاء المسجد النبوي إلى المواقع الأقل ازدحاما مثل السطح والساحات والساحة الغربية.
ودعت الرئاسة إلى معرفة حالة أشغال المصليات في المسجد النبوي قبل التوجه تخفيفا عن المصلين الزحام وتجنب المواقع المكتظة بالمصلين واختيار المواقع الأقل ازدحاما.
في المقابل وصل عدد المصلين في المسجد النبوي خلال عشرين يوما من رمضان إلى 20 مليون مصل بواقع مليون مصل يوميا في المسجد النبوي، فيما تعمل هيئة تطوير المدينة المنورة إلى تكثيف أعداد رحلات النقل الترددي في يوم الختمة لنقل الأعداد الكبيرة من المصلين بنقاط النقل الترددي إلى المسجد النبوي.
إلى ذلك حددت الشؤون الإسلامية في المدينة المنورة أن ختم القرآن الكريم سيكون في ليلة 29 بصلاة التهجد في المساجد الكبرى من مسجد قباء ومسجد القبلتين والميقات وسيد الشهداء والخندق حيث عملت هيئة تطوير المدينة المنورة منذ بداية شهر رمضان إلى تحديد مواقع المصلين بالساحات وتنظيم حركة المصلين والمواقع التي يقف فيها المصلون من الرجال والنساء لأداء الصلوات مع المحافظة على عدم الفرش والصلوات في الممرات ومواقع المشاة.