وفقا لموقع «inc» عادة يكون لدى المديرين الكثير من المهام، بحيث يكونون مشغولين ما بين مشاريع العملاء وإدارة الفريق والمهام الإدارية، وما هذه إلا غيضٌ من فيض. وعند التعامل مع مثل هذا القدر الهائل المنهك من العمل، فقد يكون من الصعب تفريغ نفسك لفريقك متى ما إحتاجوا إليك.

ولكن تخصيص الوقت للموظفين ولاحتياجاتهم يجب أن يكون إحدى أهم الأولويات بالنسبة لأي مدير، حيث إن نجاح الأعمال يعتمد بشكل كبير على رضى القوى العاملة والكفاءة العامة. كدليل إرشادي للمديرين الذي يجدون أنفسهم يعانون من قلة الوقت، هنا أفضل 7 نصائح بخصوص كيف يستطيع المدراء المشغولون أن يفرغوا أنفسهم لفرقهم دون أن يقللوا من الإنتاجية:

جدولة الوقت

يجب أن يتضمن التخطيط تخصيص وقت مع الفريق، نظرًا لأن الجميع يعمل باتجاه نفس الهدف، ويجب أن يكون الموظفون قادرين على التواصل مع مدرائهم يوميًا.

عقد الاجتماعات الأسبوعية

كي تضمن أن جميع أعضاء الفريق مسموعون، قم بعدد من الاجتماعات الأسبوعية. يمكنك استخدام هذا الوقت كمنتدى مفتوح لتبادل الأفكار ومعالجة المشاكل العامة.

ويجب على أي مدير جيد أن يُبقي بابه مفتوحًا لأعضاء الفريق، وأن يكون متواجدًا لتخصيص الوقت مهما كانت المشكلة التي يواجهها الفريق سواءً كانت شخصية أم مهنية.

تصميم مخطط لمدى شدة المشكلة

إحدى الاستراتيجيات الجيدة لتحديد أولويات الأهمية بين المهام الإدارية والوقت المخصص لفريقك من أجل تصميم مخطط لمدى شدة المشكلة الذي يغطي مختلف أنواع المشاكل التي قد تحدث طوال اليوم ومشاركة ذلك التصميم مع موظفيك.


استخدام منصات المراسلة الفورية

يجب على المديرين دائمًا أن يكونوا متاحين لفريقهم عبر منصات المراسلة الفورية مثل Slack وغيرها.

تنظيم وجبات غداء الفريق

بعض المديرين يواجهون صعوبة في توفير «الوقت المركز» الضروري لإنجاز العديد من المهام المهمة والصعبة وفي نفس الوقت الحفاظ على التواصل المستمر مع بقية أعضاء الفريق. الحل يكمن في إيجاد طريقة لقضاء الوقت مع الفريق الذي يشجع توثيق العلاقات وكذلك التواصل المتعلق بالعمل. إحدى أكثر الطرق الفعالة هي ترتيب وجبات الغداء المشتركة.

اسمح ببعض الاستثناءات

في حين أن من المهم وضع القوانين والجداول الواضحة بهدف تجنب الاضطرابات، إلا أنه من المهم كذلك السماح ببعض الاستثناءات. بناء الثقة والتفاهم مع فريقك أمر ضروري، حيث إن ذلك يضمن أنهم يشعرون بالراحة في مقاطعتك إذا كان الأمر مهمًا.

مع مرور الوقت ستتعلم أنت وفريقك الأمور التي تستحق مقاطعتك من أجلها وما هي الأمور التي بالإمكان أن تنتظر.

إدارة الإدراك

إذا كنت مديرًا مشغولًا، فهذا يعني أنك لست مديرًا جيدًا. بالرغم من الجداول المزدحمة، فإن إدارة الإدراك أمر ذو أهمية قصوى، لأن فريقك بحاجة إلى أن يعرف أنهم يستطيعون الاعتماد عليك حتى وقت الضغوطات الشديدة. عدا ذلك فإنهم لم يشعروا بالأمان وأنت قائدهم.