هنالك آلاف الكتب عن إدارة الوقت، وعن التوازن بين الحياة والعمل، ولكن معظمها إما تنتقد حدة المشاكل أو تتظاهر بأنها غير موجودة. وهناك حقيقة واحدة صادمة للسبب الذي يجعل معظم الناس مضغوطين في وقتهم هو أنهم يضيعون أكثر من نصف كل يوم عمل على مهام مضيعة للوقت، وهناك عدة أسباب ومن أهمها الاجتماعات غير الضرورية والتي سجلت نسبة 16 % من ضياع الوقت وفقا لموقع «businessinsider».
الاجتماعات غير الضرورية
ذكرت دراسة في معهد ماساتشوستس للتقنية، أن الموظف العادي يقضي تقريبًا 22 سنة من حياته المهنية الـ 45 سنة في الاجتماعات. تقريبًا ثلث الوقت يُقضى في اجتماعات لا تُضاف فيها أي قيمة.
بحلول الوقت الذي يتقاعد فيه الفرد، سيكون قد قضى 7 سنوات على الأقل في الاجتماعات غير المفيدة، الذي يأتي بحوالي 16 % من الوقت الذي تقضيه في العمل أثناء حياتك.
المشوار غير الضروري
وفقا لمكتب تعداد الولايات المتحدة فإن متوسط قيام الموظفين في 2018 بمشوار وجهة واحدة إلى العمل هو 27 دقيقة، أي أكثر بـ6 دقائق عمّا كان عليه المشوار في 1980، إذا بحلول الوقت الذي تتقاعد فيه، ستجد أنك قضيت تقريبًا 5.6 سنوات خلف المقود، أي تقريبًا 13 % من الوقت الذي تكون فيه ملزمًا بالعمل.
الرسائل الإلكترونية
وفقًا لدراسة تم ذكرها في «Forbes» فإن الموظف المكتبي العادي يقضي 2.5 ساعة من اليوم في القراءة والرد على متوسط 200 رسالة إلكترونية، من بينها حوالي 144 رسالة غير مرتبطة بوظيفتهم. بما أن الموظف المكتبي العادي يقضي 2.5 ساعة في اليوم يقوم بالعمل على الرسائل الإلكترونية، فهذا تقريبًا يبلغ 1.8 ساعة على الرسائل التي ليست لها علاقة بالعمل، والتي تأتي كـ 10 سنوات صادمة من الرسائل الإلكترونية غير المفيدة، الأمر الذي قد يكافئ 23 % من الحياة المهنية البالغة 45 عامًا.
حسن إدارة الاجتماعات
قال المستشار المتخصص في التواصل الداخلي للمنظمات معاذ المسلم، إن «إحدى أهم النقاط لزيادة إنتاجية الإدارة الفعالة للوقت هي وضوح المهام بالنسبة للموظف، إضافة لحسن التوجيه والإدارة، وحول الاجتماعات المقامة في المؤسسة أشار إلى وجوب النظر في النتيجة المرجوة من الاجتماع، وهذا يعتمد على هدف الاجتماع والأجندة الخاصة به ومدة الاجتماع وطريقة إدارة هذا الاجتماع.
إدارة الاجتماع
أكد المسلم أن طريقة إدارة الاجتماع هي من أهم الأمور التي تؤثر بشكل جذري على المخرجات الإيجابية للاجتماع، والإدارة الناجحة للاجتماع تعتمد على وضوح النقاط المطروحة فيه والتي تخدم العمل دون الخوض في أحاديث جانبية غير مثمرة، أيضا اختيار المدعوين للاجتماع أمر مهم ونوع الموظفين الحاضرين فيه، أشار المسلم إلى أنه في بعض الأحيان وجود موظف معين لا يضيف شيئًا للاجتماع وذلك بسبب أنه شخص يميل للتنفيذ والإنجاز فقط دون أن يستطيع أن يقدم رأيا أو مقترحا فمثل هذا الموظف نجده يبدع أكثر في المجال التنفيذي وبالتالي حفظ الأوقات وزيادة الإنتاجية.
أساسيات محددة تقلل أو تفضي إلى الاجتماعات غير الإنتاجية
-لا اجتماع بدون أجندة
-لا «تحديثات للحالة» أثناء قيامك «بالتجول في الغرفة»
-لا يتجاوز الاجتماع 30 دقيقة
-اترك الاجتماع بمجرد أن تدرك أنك لا تضيف قيمة فيه
-استبدل عروض الباوربوينت بمجموعة من مستندات القراءة المختصرة
قيّد نظامك مع الرسائل الإلكترونية
الاجتماعات غير الضرورية
ذكرت دراسة في معهد ماساتشوستس للتقنية، أن الموظف العادي يقضي تقريبًا 22 سنة من حياته المهنية الـ 45 سنة في الاجتماعات. تقريبًا ثلث الوقت يُقضى في اجتماعات لا تُضاف فيها أي قيمة.
بحلول الوقت الذي يتقاعد فيه الفرد، سيكون قد قضى 7 سنوات على الأقل في الاجتماعات غير المفيدة، الذي يأتي بحوالي 16 % من الوقت الذي تقضيه في العمل أثناء حياتك.
المشوار غير الضروري
وفقا لمكتب تعداد الولايات المتحدة فإن متوسط قيام الموظفين في 2018 بمشوار وجهة واحدة إلى العمل هو 27 دقيقة، أي أكثر بـ6 دقائق عمّا كان عليه المشوار في 1980، إذا بحلول الوقت الذي تتقاعد فيه، ستجد أنك قضيت تقريبًا 5.6 سنوات خلف المقود، أي تقريبًا 13 % من الوقت الذي تكون فيه ملزمًا بالعمل.
الرسائل الإلكترونية
وفقًا لدراسة تم ذكرها في «Forbes» فإن الموظف المكتبي العادي يقضي 2.5 ساعة من اليوم في القراءة والرد على متوسط 200 رسالة إلكترونية، من بينها حوالي 144 رسالة غير مرتبطة بوظيفتهم. بما أن الموظف المكتبي العادي يقضي 2.5 ساعة في اليوم يقوم بالعمل على الرسائل الإلكترونية، فهذا تقريبًا يبلغ 1.8 ساعة على الرسائل التي ليست لها علاقة بالعمل، والتي تأتي كـ 10 سنوات صادمة من الرسائل الإلكترونية غير المفيدة، الأمر الذي قد يكافئ 23 % من الحياة المهنية البالغة 45 عامًا.
حسن إدارة الاجتماعات
قال المستشار المتخصص في التواصل الداخلي للمنظمات معاذ المسلم، إن «إحدى أهم النقاط لزيادة إنتاجية الإدارة الفعالة للوقت هي وضوح المهام بالنسبة للموظف، إضافة لحسن التوجيه والإدارة، وحول الاجتماعات المقامة في المؤسسة أشار إلى وجوب النظر في النتيجة المرجوة من الاجتماع، وهذا يعتمد على هدف الاجتماع والأجندة الخاصة به ومدة الاجتماع وطريقة إدارة هذا الاجتماع.
إدارة الاجتماع
أكد المسلم أن طريقة إدارة الاجتماع هي من أهم الأمور التي تؤثر بشكل جذري على المخرجات الإيجابية للاجتماع، والإدارة الناجحة للاجتماع تعتمد على وضوح النقاط المطروحة فيه والتي تخدم العمل دون الخوض في أحاديث جانبية غير مثمرة، أيضا اختيار المدعوين للاجتماع أمر مهم ونوع الموظفين الحاضرين فيه، أشار المسلم إلى أنه في بعض الأحيان وجود موظف معين لا يضيف شيئًا للاجتماع وذلك بسبب أنه شخص يميل للتنفيذ والإنجاز فقط دون أن يستطيع أن يقدم رأيا أو مقترحا فمثل هذا الموظف نجده يبدع أكثر في المجال التنفيذي وبالتالي حفظ الأوقات وزيادة الإنتاجية.
أساسيات محددة تقلل أو تفضي إلى الاجتماعات غير الإنتاجية
-لا اجتماع بدون أجندة
-لا «تحديثات للحالة» أثناء قيامك «بالتجول في الغرفة»
-لا يتجاوز الاجتماع 30 دقيقة
-اترك الاجتماع بمجرد أن تدرك أنك لا تضيف قيمة فيه
-استبدل عروض الباوربوينت بمجموعة من مستندات القراءة المختصرة
قيّد نظامك مع الرسائل الإلكترونية
