كشفت أزمة الإجراءات الاحترازية أهمية انتقال موظفي القطاع الخاص من العمل في المقرات إلى التواصل عن بعد، وهو ما لم يناسب جميع الموظفين بسبب اختلاف قدرات الأجهزة وجودة شبكة الإنترنت، وعدم تزامن وقت التواصل مع الجميع، وصعوبة استخدام بعض البرامج.
إيجابيات
رغم أن العمل عن بُعد لا يعني أن الوقت مفتوح للموظفين للعمل في أي وقت، إلا أن وجود الموظف أمام المسؤول يعطيه تحكّما أكبر في متابعة سير العمل، لما يتيحه من اتصال مباشر بالموظف وجها لوجه، لكن العمل عن بُعد له إيجابياته وهو المقدرة على الإنتاج والتواصل من أي مكان، وقياس نسبة الإنجاز بدقة، فضلا عن تعدد خيارات التواصل، وتنفيذ عدة مهام في الوقت نفسه، والعمل في أوقات الأزمات.
تجهيز السياسات
يطالب المختصون والخبراء بتجهيز المنشآت مستنداتهم التي تتضمن سياسات واضحة بخصوص العمل عن بُعد، وتتضمن الأحكام والإجراءات والأدوات، كسياسة السرّية، وتبادل البيانات، وأيام وساعات العمل، وطرق التواصل، وطريقة قياس الإنتاجية، مع إبقاء الموظفين في تحديث معرفي عما يتم على تلك السياسات من تعديل أولا بأول. وكذلك توفير الأدوات اللازمة لتسهيل عمل الموظفين عن بُعد، وأيضا التدريب المناسب سواء بالحضور أو عن طريق الإنترنت.
تهيئة الفريق
يذكر أن تهيئة الفريق للعمل عن بُعد هي أولى الخطوات التي يجب تطبيقها، لمعرفة الفوارق المعرفية بالتقنية بين موظفي المنشأة، وقد تبدأ التهيئة خلال:
ورش عمل مصورة لأهم البرامج المستخدمة للعمل عن بُعد
رسائل تعريفية خلال الإيميل بأهم البرامج المستخدمة
في بعض المنشآت قد تكون بحاجة للإشراف بشكل مباشر على كل فرد بالمنشأة، والتأكد من قابليته لاستخدام التقنية
يفضل ممارسة العمل عن بعد بشكل تدريجي ليوم، وتحديد مدى جاهزية المنشأة
الأدوات
لا توجد أدوات مخصصة للعمل عن بُعد، فهي نفسها الأدوات التي تستخدمها الشركات للعمل داخل مقراتها، لكن ميزة هذه الأدوات أنها مرتبطة بالإنترت، ولا تحتاج أن تكون ضمن الشبكة الداخلية للشركة مثل:
PH ProofHub
Slack
ZOOM
Google Drive
إيجابيات
رغم أن العمل عن بُعد لا يعني أن الوقت مفتوح للموظفين للعمل في أي وقت، إلا أن وجود الموظف أمام المسؤول يعطيه تحكّما أكبر في متابعة سير العمل، لما يتيحه من اتصال مباشر بالموظف وجها لوجه، لكن العمل عن بُعد له إيجابياته وهو المقدرة على الإنتاج والتواصل من أي مكان، وقياس نسبة الإنجاز بدقة، فضلا عن تعدد خيارات التواصل، وتنفيذ عدة مهام في الوقت نفسه، والعمل في أوقات الأزمات.
تجهيز السياسات
يطالب المختصون والخبراء بتجهيز المنشآت مستنداتهم التي تتضمن سياسات واضحة بخصوص العمل عن بُعد، وتتضمن الأحكام والإجراءات والأدوات، كسياسة السرّية، وتبادل البيانات، وأيام وساعات العمل، وطرق التواصل، وطريقة قياس الإنتاجية، مع إبقاء الموظفين في تحديث معرفي عما يتم على تلك السياسات من تعديل أولا بأول. وكذلك توفير الأدوات اللازمة لتسهيل عمل الموظفين عن بُعد، وأيضا التدريب المناسب سواء بالحضور أو عن طريق الإنترنت.
تهيئة الفريق
يذكر أن تهيئة الفريق للعمل عن بُعد هي أولى الخطوات التي يجب تطبيقها، لمعرفة الفوارق المعرفية بالتقنية بين موظفي المنشأة، وقد تبدأ التهيئة خلال:
ورش عمل مصورة لأهم البرامج المستخدمة للعمل عن بُعد
رسائل تعريفية خلال الإيميل بأهم البرامج المستخدمة
في بعض المنشآت قد تكون بحاجة للإشراف بشكل مباشر على كل فرد بالمنشأة، والتأكد من قابليته لاستخدام التقنية
يفضل ممارسة العمل عن بعد بشكل تدريجي ليوم، وتحديد مدى جاهزية المنشأة
الأدوات
لا توجد أدوات مخصصة للعمل عن بُعد، فهي نفسها الأدوات التي تستخدمها الشركات للعمل داخل مقراتها، لكن ميزة هذه الأدوات أنها مرتبطة بالإنترت، ولا تحتاج أن تكون ضمن الشبكة الداخلية للشركة مثل:
PH ProofHub
Slack
ZOOM
Google Drive
