دشن رئيس الهيئة الملكية للجبيل وينبع، المهندس عبدالله بن إبراهيم السعدان، في الرياض، مشروع توحيد أنظمة المراسلات وحفظ الوثائق في الهيئة الملكية، واطلع على عرض موجز عن المشروع الخاص بمركز الوثائق والمعلومات بالتعاون مع قطاع تقنية المعلومات، وهو أحد مشاريع الخطة الإستراتيجية وخطط التحول الرقمي في الهيئة الملكية.

ويتكون المشروع من نظام الاتصالات الإدارية (مراسلات) ونظام إدارة الوثائق الإلكترونية (وثائق) حيث سيسهم في سرعة الإنجاز ورفع كفاء الأداء و ربط النظامين مع النظام الوطني الموحد للمراسلات الحكومية (يسر).

ويسمح نظام (مراسلات) بإرسال المعاملات والخطابات بجميع أنواعها إلكترونياً بين جميع إدارات وقطاعات الهيئة الملكية وتتبعها، إضافة إلى توريد وتصدير المعاملات مع الجهات الخارجية، في حين يمكّن نظام (وثائق) من حفظ الوثائق بجميع أنواعها إلكترونياً حسب تصنيف مركز الوثائق والمحفوظات، إضافة إلى التصنيفات الخاصة بكل إدارة.


واشتمل العرض أيضا على نظام (اجتماعات) الذي يعمل على إدارة اجتماعات مجلس إدارة الهيئة الملكية للجبيل وينبع عبر تنظيم وتبسيط إنشاء الاجتماعات وتأكيد الحضور، إضافة إلى الموافقة الإلكترونية على المحاضر وحفظها في نظام واحد.