باشرت وزارة الحج تشكيل أول لجنة من مختلف الإدارات والوحدات، للتأكد ميدانياً من فعالية الأجهزة والبرمجيات المستخدمة في برنامج الأرشفة الإلكترونية، الذي طبق العام المنصرم عبر نظام الاتصالات الإدارية والأرشيف العام والسكرتارية.
وأكد مستشار وزير الحج والمشرف على التطوير والتخطيط والدراسات بالوزارة الدكتور محمد بن طلال سمسم، أن اللجنة تضم في عضويتها مندوبين من الإدارة العامة للتطوير والإدارة العامة لوحدات المتابعة والإدارة العامة للشؤون المالية والإدارة العامة لتقنية المعلومات، مشيراً إلى زيارة اللجنة لمختلف قطاعات الوزارة لتقييم الأجهزة المتوفرة والبرمجيات المستخدمة في برنامج الأرشفة الإلكترونية، ومدى ملائمتها وتحديد احتياجات كل إدارة سواء باستبدال أو توفير أجهزة وبرمجيات جديدة.
وأوضح أن على كل إدارة تزويد الإدارة العامة لتقنية المعلومات بأسماء الموظفين المستخدمين لبرنامج الأرشفة الإلكترونية، وأسماء المستخدمين الجدد المطلوب إضافتهم لاستخدام البرنامج، مؤكدا أنه بعد حصر وتحديد الاحتياجات تقوم الإدارة العامة للشؤون المالية مع الإدارة العامة لتقنية المعلومات بتأمين جميع الطلبات الناقصة وتغطية احتياج كل إدارة من الأجهزة والبرمجيات الخاصة ببرنامج الأرشفة الإلكترونية، مشدداً على أنه سيتم اعتماد العمل بالبرنامج في جميع المعاملات الصادرة والواردة لكل إدارة بعد تأمين احتياجاتها من الأجهزة وتفعيل البرنامج والصلاحية عليها.
وأفاد أن الإدارة العامة لوحدات المتابعة بالوزارة تكلف بمتابعة تنفيذ العمل وتطبيق الأرشفة في جميع القطاعات والرفع لوزير الحج بتقرير عن إنجاز المهمة والإدارات المتأخرة في تطبيق النظام واستخدامه.
