وترجع أهمية تقييم أداء الموظفين إلى كونه عملية حيوية لاتخاذ إجراءات تصحيحية، أو لما يترتب على مخرجات ذلك التقويم من ضرورة اتخاذ قرارات محددة تتعلق بجميع عناصر العمل ومرتكزاته دون استثناء.
ومع التطور التكنولوجي بات تقييم الأداء الوظيفي إلكترونيا أمرا في متناول اليد، وفرضت روح العصر والتي تميزت بالحداثة على صعيد الأدوات الممكنة لقياس مستويات الأداء، اتجاهات جديدة في التعاطي مع متطلبات تقييم الأداء الوظيفي، مع الأخذ بعين الاعتبار درجة الثقافة التكنولوجية لدى القائمين على مؤسسة ما، ومدى توفر أدوات قياس الأداء تكنولوجيا، أو قناعة الإدارة بضرورة التمكين التكنولوجي لأدوات تقييم الأداء الوظيفي. ويحتاج المديرون إلى أدوات تساعدهم على التقييم السريع والسهل لأداء موظفيهم، ولهذا الغرض برزت العديد من القوالب الإلكترونية التي تم تصميمها بغية تمكين المديرين من تقييم أداء موظفيهم وتتبع مخرجات ذلك الأداء، ورصد مظاهر تطوره أو اضمحلاله.
وتعمل برامج إنجاز المهمات ليس فقط على تمكين المديرين من متابعة الأداء الوظيفي وإنما أيضا من متابعة تنفيذ مهام العمل اليومية عبر برمجيات إدارية تتيح للموظفين إلكترونيا العمل جنبا إلى جنب على المشروعات بمختلف أنواعها، ويستطيع كل من الموظفين والمديرين أن يتابعوا سويا من خلال القالب التنفيذي ذاته بغض النظر عن أماكن وجودهم، جميع المجريات الوظيفية اليومية، حيث يوضح القالب من هو الموظف الذي أدى مهمة ما في الفترة الزمنية المحددة لها، ومن الذي تقاعس عن تنفيذ مهامه، ومن هنا لا تعتبر هذه القوالب أداة تقييم فقط، وإنما يمتد أثرها إلى ما هو أبعد من ذلك، فتجمع في آنٍ واحد خاصية إدارية ذات قيمة عالية تضمن إشرافا إداريا على الموظفين بشكل مباشر، وتقييما يوميا لأداء كل موظف.
من ناحية أخرى، لا يغني التقييم الإلكتروني لأداء الموظفين عن الحاجة الماسة لفهم المحاور الأساسية لتقييم الأداء الوظيفي بغض النظر عن طريقته وأسلوبه أكان تقليديا أم حديثا، فعلى المديرين تحديد المعيار الذي يمكن من خلاله إدراك حقيقة الإنجاز واعتبار المهمة منجزة على الوجه الأمثل، وعلى المديرين بعد وضع الأهداف وتحديدها بوضوح، تحديد الوزن النسبي للمنجز وإدراك الأهمية البالغة لتأثير الوزن النسبي في قيمة مصداقية تقييم الأداء حول إنجاز المهام وفق الجداول الزمنية الموضوعة لها. والتقييم الإلكتروني للأداء الوظيفي لابد أن يرصد أيضا مدى التزام الموظف بأوقات العمل، وإنجاز الأعمال وفق جداولها الزمنية اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية المحددة، وقدرة الموظف على العمل ضمن فريق واحد وبشكل إيجابي، وابتعاده عن الصراعات الوظيفية، إضافة إلى قدرته على التعامل مع المتغيرات والتقلبات المختلفة في بيئة العمل، وتطبيق حلول ناجحة لتجاوز الأزمات التي تواجهه على صعيد العمل اليومي.
وعلى المديرين أيضا ملاحظة مدى قدرة الموظف على تحمل الضغط، ومدى استعداده لتطوير الذات والقدرات المهنية المختلفة، من خلال الالتحاق ببرامج التطوير الوظيفي التي توفرها المؤسسة، ومدى استفادته من تلك البرامج على صعيد الممارسات الوظيفية التي يمكن ملاحظتها من خلال أدائه داخل المؤسسة.