اعتمد مجلس الوزراء توصية أعدتها هيئة الخبراء، تضمنت الآلية اللازمة لمعالجة ظاهرة فقدان أصول مستندات الصرف النظامية من قبل بعض الجهات الحكومية والمؤسسات والشركات المتعاقد معها.
وتضمنت آلية المعالجة 4 ضوابط، من أبرزها توجيه جميع الوزارات والأجهزة الحكومية الأخرى الممولة من الميزانية العامة للدولة بإدخال المعلومات المحددة في منصة (اعتماد) لأي التزام سواء تعميد أو عقد أو شراء مباشر وفق التعليمات المحددة لاستخدام المنصة، ولا يتم الالتزام إلا بعد استخراج الرقم المرجعي من المنصة، ما لم يستثن وزير المالية جهة أو التزاماً معيناً بشكل مؤقت لمدة لا تتجاوز (سنة) واحدة، والإسراع في أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية.
صورة الأصل
قضت ضوابط معالجة الظاهرة بأن على القسم المختص في الجهة الحكومية عند صرف مستحقات موظفي الدولة، ومستحقات التعامل بين الجهات الحكومية، والقطاع الخاص القيام بالتالي:
1 − الاحتفاظ بصورة من أصل خطاب التعميد أو التكليف وإعطاء المستفيد أصله، ليصرف للمستفيد استحقاقه بعد تقديمه ذلك الأصل عند مطالبته.
2 − ربط خطاب التعميد أو التكليف برقم الحصر الخاص بالنفقة وتسديد الرقم قيدياً في بيان المصروفات أثناء البت في إجراءات الصرف.
اعتماد
قضت الضوابط، التأكيد على ما قضى به البند (ثالثاً) من الأمر رقم 37993 بتاريخ 30−7−1439 الذي ينص على «توجيه جميع الوزارات والأجهزة الحكومية الأخرى الممولة من الميزانية العامة للدولة بإدخال المعلومات المحددة في منصة (اعتماد) لأي التزام سواء تعميد أو عقد أو شراء مباشر وفق التعليمات المحددة لاستخدام المنصة، ولا يتم الالتزام إلا بعد استخراج الرقم المرجعي من المنصة، ما لم يستثن وزير المالية جهة أو التزاماً معيناً بشكل مؤقت لمدة لا تتجاوز (سنة) واحدة».
أتمتة
وتمثل الضابط الثالث بالإسراع في أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية وتنفيذ ما قضى به البند (رابعاً) من الأمر رقم 57231 بتاريخ 10−11−1439 الذي ينص على أن «على الجهات الحكومية استخدام التوقيع الإلكتروني وكل ما يتعلق بالتصديق على البيانات والمستندات والوثائق الآلية والمراسلات الإلكترونية وفقاً لنظام التعاملات الإلكترونية، بالتنسيق مع المركز الوطني للتصديق الرقمي، ووفق ما تصدره الهيئة الوطنية للأمن السيبراني لحماية البيانات في هذا الشأن».
أرشفة
أما الضابط الرابع، فتمثل بأرشفة جميع مستندات الصرف النظامية وما يرتبط بها من مستندات من خلال نظام أرشفة إلكتروني حديث وآمن ومتكامل؛ تنفيذاً لما نص عليه البند (أولاً) من الأمر رقم 57231 بتاريخ 10−11−1439 من أن «على كل جهة حكومية أرشفة وثائقها ومستنداتها وعقودها وقراراتها وخطاباتها وبياناتها إلكترونياً، وربطها بأنظمتها المالية والإدارية في نظام آلي يساعدها على سرعة الوصول إليها؛ تمهيداً للارتباط آلياً مع الديوان العام للمحاسبة».
الضوابط الأربعة
صورة أصل خطاب التعميد أو التكليف
أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية
أرشفة جميع مستندات الصرف النظامية إلكترونيا
وتضمنت آلية المعالجة 4 ضوابط، من أبرزها توجيه جميع الوزارات والأجهزة الحكومية الأخرى الممولة من الميزانية العامة للدولة بإدخال المعلومات المحددة في منصة (اعتماد) لأي التزام سواء تعميد أو عقد أو شراء مباشر وفق التعليمات المحددة لاستخدام المنصة، ولا يتم الالتزام إلا بعد استخراج الرقم المرجعي من المنصة، ما لم يستثن وزير المالية جهة أو التزاماً معيناً بشكل مؤقت لمدة لا تتجاوز (سنة) واحدة، والإسراع في أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية.
صورة الأصل
قضت ضوابط معالجة الظاهرة بأن على القسم المختص في الجهة الحكومية عند صرف مستحقات موظفي الدولة، ومستحقات التعامل بين الجهات الحكومية، والقطاع الخاص القيام بالتالي:
1 − الاحتفاظ بصورة من أصل خطاب التعميد أو التكليف وإعطاء المستفيد أصله، ليصرف للمستفيد استحقاقه بعد تقديمه ذلك الأصل عند مطالبته.
2 − ربط خطاب التعميد أو التكليف برقم الحصر الخاص بالنفقة وتسديد الرقم قيدياً في بيان المصروفات أثناء البت في إجراءات الصرف.
اعتماد
قضت الضوابط، التأكيد على ما قضى به البند (ثالثاً) من الأمر رقم 37993 بتاريخ 30−7−1439 الذي ينص على «توجيه جميع الوزارات والأجهزة الحكومية الأخرى الممولة من الميزانية العامة للدولة بإدخال المعلومات المحددة في منصة (اعتماد) لأي التزام سواء تعميد أو عقد أو شراء مباشر وفق التعليمات المحددة لاستخدام المنصة، ولا يتم الالتزام إلا بعد استخراج الرقم المرجعي من المنصة، ما لم يستثن وزير المالية جهة أو التزاماً معيناً بشكل مؤقت لمدة لا تتجاوز (سنة) واحدة».
أتمتة
وتمثل الضابط الثالث بالإسراع في أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية وتنفيذ ما قضى به البند (رابعاً) من الأمر رقم 57231 بتاريخ 10−11−1439 الذي ينص على أن «على الجهات الحكومية استخدام التوقيع الإلكتروني وكل ما يتعلق بالتصديق على البيانات والمستندات والوثائق الآلية والمراسلات الإلكترونية وفقاً لنظام التعاملات الإلكترونية، بالتنسيق مع المركز الوطني للتصديق الرقمي، ووفق ما تصدره الهيئة الوطنية للأمن السيبراني لحماية البيانات في هذا الشأن».
أرشفة
أما الضابط الرابع، فتمثل بأرشفة جميع مستندات الصرف النظامية وما يرتبط بها من مستندات من خلال نظام أرشفة إلكتروني حديث وآمن ومتكامل؛ تنفيذاً لما نص عليه البند (أولاً) من الأمر رقم 57231 بتاريخ 10−11−1439 من أن «على كل جهة حكومية أرشفة وثائقها ومستنداتها وعقودها وقراراتها وخطاباتها وبياناتها إلكترونياً، وربطها بأنظمتها المالية والإدارية في نظام آلي يساعدها على سرعة الوصول إليها؛ تمهيداً للارتباط آلياً مع الديوان العام للمحاسبة».
الضوابط الأربعة
صورة أصل خطاب التعميد أو التكليف
أتمتة جميع الإجراءات المالية في الأجهزة الحكومية
أرشفة جميع مستندات الصرف النظامية إلكترونيا
