تواصلًا، وتعقيبًا على موضوع نشرته «الوطن» أخيرًا حول مشاكل الموقع الإلكتروني لمنصة «قبول»، أشارت المتابعات إلى أن هذه المشكلة ليست وحيدة من نوعها، إذ تواجه عدد من المواقع الإلكترونية بشكل عام تحديات متعددة تؤثر على تجربة المستخدم وفاعلية الخدمة المقدمة.
وفي سياق ذلك، برزت منصة التطوع كواحدة من المنصات التي يعاني مستخدموها والمستفيدون منها من مشاكل عدة، تتعلق بتعقيدات التحديث، والبطء في الأداء، وأحيانًا ضعف دعم المستخدم، مما يؤثر على تفاعل الأفراد مع الفرص التطوعية واستفادتهم منها بشكل فعال.
مشكلات تقنية
استطلعت «الوطن» آراء بعض المختصين، بخاصة مديرو التطوع في مؤسسات غير ربحية، حول أبرز المشكلات التي تواجه المنصة، ووجدت توافقًا في الآراء على أن معالجة هذه المشكلات يتطلب تعاونًا بين الجهات المعنية، إضافة إلى استماع دائم لآراء المستخدمين لضمان تقديم منصة تطوعية فعالة وموثوقة تلبي الأهداف المرجوة منها.
يقول مدير إدارة العمل التطوعي بجمعية سيهات للخدمات الاجتماعية عبدالرؤوف الرميح متناولًا أثر تعطل المنصة الوطنية للعمل التطوعي «في ظل التزام جمعية سيهات للخدمات الاجتماعية بتفعيل العمل التطوعي المؤسسي، وسعيها الدائم إلى تمكين المتطوعين وتسهيل انخراطهم في الفرص التطوعية، واجهت الجمعية أخيرًا عدة صعوبات وتحديات عملية بسبب تعطل المنصة الوطنية للعمل التطوعي، وبطء الإجراءات فيها، مما أثر بشكل مباشر على جودة تقديم الخدمات التطوعية".
صعوبات وتحديات
يحدد الرميح أبرز المشكلات التقنية والتنظيمية التي واجهتها الجمعية في ما يتعلق بمنصة العمل التطوعي، وذلك بكل من:
1. رفض أو تأخر اعتماد الفرص التطوعية دون توضيح الأسباب، رغم الالتزام بجودة المحتوى ومتطلبات المنصة.
2. تعدد الجهات وتضارب المرجعيات: تنقلنا بين المركز الوطني، وإدارة الموارد البشرية، ومركز التنمية الاجتماعية في القطيف، ثم الدمام، دون رد حاسم أو توجيه واضح.
3. ضعف تقني مستمر في أداء المنصة: بطء في التصفح، تعطل متكرر، وتعليق أثناء إدخال البيانات.
4. غياب الردود الفورية على التذاكر المرسلة، مما يزيد من صعوبة متابعة الحالات العالقة.
ولفت إلى أن «هذه المشكلات في المنصة تضعنا أمام تحديات عدة تواجه الجمعية والمتطوعين أهمها:
• تأخر انضمام المتطوعين نتيجة تأخر اعتماد الفرص، مما يربك سير البرامج.
• تحميل الموظف الإداري عبء إضافي من المتابعة والتنسيق يدويًا، في ظل غياب نظام إلكتروني موثوق.
• تحديات في تعامل المتطوعين أنفسهم مع المنصة، خصوصًا كبار السن أو من لديهم ارتباطات عملية تمنعهم من متابعة الفرص إلكترونيًا بشكل دائم.
• الحاجة لتحفيز المتطوعين يدويًا بسبب ضعف تفاعلهم مع النظام الرقمي».
الأثر السلبي
شدد الرميح على أن كل تلك الصعوبات التقنية لها تبعات مؤثرة، ووضح أن تلك التبعات يمكن أن تتجلى في:
• إحباط المتطوعين بسبب تأخر التوثيق، مما يقلل من دافعيتهم للاستمرار.
• فقدان فرص إحصائية دقيقة لتسجيل الساعات التطوعية، مما يؤثر على تقارير الأداء.
• تعطل العمل الإداري الإستراتيجي بسبب انشغال الفريق الفني بمهام طارئة تتعلق بالمنصة.
مقترحات تطويرية
أشار الرميح إلى أنه مع التركيز على كل الملاحظات التي ذكرت، وما تبعها من تأثير غير مناسب على ضمان سلاسة العمل على المنصة، فإن ثمة مقترحات يمكن أن تسهم في تخطي العقبات أو تقليصها، ومنها:
1. تحديد جهة واحدة واضحة ومخولة للموافقة على الفرص التطوعية، وتعميم ذلك رسميًا على الجمعيات.
2. اعتماد آلية جزئية لرفع عدد محدود من الفرص شهريًا، والبقية تُوثق بأثر رجعي لتخفيف الضغط.
3. منح الجمعيات الموثوقة صلاحيات مؤقتة للاعتماد السريع للفرص، وفق ضوابط يحددها المركز الوطني.
4. تطوير المنصة تقنيًا بالتعاون مع الجمعيات النشطة لمعالجة البطء والتعليق.
5. فتح قناة دعم مباشر ومستمرة مع الجهات الرسمية المعنية لضمان سرعة الاستجابة وتسهيل التواصل
وأكد نحن في جمعية سيهات نثمن جهود المركز الوطني للعمل التطوعي، ونؤمن بأهمية التحول الرقمي، إلا أن نجاح هذه المنصات يعتمد على تعاون مشترك وتجاوب فعّال بين جميع الأطراف، لضمان استمرار الزخم التطوعي وتحقيق مستهدفات الوصول إلى مليون متطوع.
بين البدايات والحاضر
من جانبها، ذكرت منسقة علاقات المتطوعين في جمعية العطاء النسائية بالقطيف دانة آل محسن أنه «في بداية انطلاق منصة العمل التطوعي كان التفاعل مميزا وأثمر عن جهود كبيرة على إثرها تم تأسيس عدد من الوحدات للعمل التطوعي في كثير من المؤسسات على اختلافها، هذا التميز في الانطلاقة كان مؤثراً على الأداء، وحتى على زيادة وارتفاع عدد المتطوعين في المملكة وفي مختلف القطاعات، ولا تزال المنصة تعمل بجهد وهذا ما نقدره كثيراً نحن في القسم التطوعي من جمعيتنا التي بدأت خطواتها الأولى على هذا النهج الخيري والتطوعي، وجاءت المنصة لتدعم هذا التوجه بمعايير عالية جداً، ولكنها مع كل العمل الاحترافي الذي تعمل به تواجه عثرات جديدة ومشاكل مستحدثة لم تظهر لنا في بداية انطلاقتها".
الإشراف مجهول
أوضحت آل محسن في معرض حديثها عن المشاكل المستجدة، قائلة «سابقاً كان هنالك مشرفون متابعون مع كل جهة، ولكل جمعية، حيث يوكل مشرف محدد لمتابعة الجمعية أو المؤسسة الموكله له، فيتواصل بشكل سريع وفعال لتحسين جودة العمل وحل المشكلات التي تواجه مديري التطوع أثناء رفع الفرص التطوعية، أو تسجيل الفرصة، أو رفع الساعات، ليس هذا فحسب، بل كان التواصل مثمرا وفعالا لدرجة المناقشة وإيصال الفكرة حول أفضل ممارسات رفع الفرص، وكيف يمكن إظهارها بالشكل الجاذب لتحفيز المتطوعين أو الراغبين بالتطوع، من حيث نوعها، وتفاصيلها، وحتى مهام المتطوع».
وتابعت «أخيراً مع تغيير وتحديث العمل للمشرفين من قبل الجهات المعنية ما بين وزارة الموارد والمركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي تغيرت بعض الأمور التي ترتب عليها تأخير العمل على مستوى مديري التطوع، وحتى المتطوعين، ولكننا نمني النفس أن تكون فترة مؤقتة لحين استقرار الوضع، ويظهر لنا التغيير في عدم وجود مشرفين متفاعلين كما في السابق، الآن لا نعرف من هو المشرف المسؤول الذي يمكن التواصل معه بشكل مباشر».
رفض الفرص
أكملت آل محسن «يحدث أن تُرفض الفرصة أو تعلق ولا نعرف السبب الحقيقي أو الواضح لهذا الرفض أو التعليق، كما أن الفرصة تأخذ وقتًا طويلًا في كثير من الأحيان ليتم حذفها وإعادة رفعها من جديد».
وتابعت «نضطر أحيانا إلى التواصل عبر الإيميل الرسمي لمنصة العمل التطوعي للمتابعة بطلب حذف الفرصة المعلقة أو المرفوضة حتى نتمكن من رفعها من جديد».
وأضافت «هناك أيضًا مشكلة إيقاف الأثر الرجعي لرفع الفرص التطوعية»، مبينة أن «بند الأثر الرجعي كان عاملًا جيدًا في العمل، وأسهم في حل كثير من المشكلات واختصار الوقت والجهد لرفع الفرص واحتساب الساعات خصوصًا للمتطوع المستمر، ولكن إيقاف هذا البند زاد من صعوبة التعامل مع الفرص، وإضافة الساعات، أو احتسابها».
إيجابيات تحت الضوء
على صعيد مختلف، قالت ندى آل إسماعيل، وهي مسؤولة للتطوع في فرع وزارة الموارد البشرية والتنمية المجتمعية في الدمام إنه «في ظل التطور الرقمي الذي يشهده قطاع العمل التطوعي، أصبحت المنصات الإلكترونية أداة حيوية لتعزيز وتفعيل الأنشطة التطوعية. إلا أن المعوقات التقنية والتنظيمية التي تواجه هذه المنصة، التي يرى البعض أنها تؤثر على فعالية العمل هي طبيعية في ظل التغير التكنولوجي لأغلب القطاعات».
ولفتت إلى أن «أغلب المنصات الإلكترونية لمختلف الجهات تعاني من عثرات تقنية تعيق عمل الجهة نفسها في كثير من الأحيان، وقد يكون للتغيرات والانتقالات الأخيرة في الجهات الموكلة بالإشراف على الجهات التطوعية والمؤسسات غير الربحية دور كبير في مثل هذه العثرات التي نتوقع أن تلقى استقرارًا أكبر مستقبلاً وتهيئة أكثر جودة مع مرور الوقت طالما وجدت الرغبة في التطوير فالعمل مستمر مع وجود التحديثات التي قد تعيق في بداية الأمر ولكنها ستجد المخارج المناسبة للوصول لأفضل الممارسات وأفضل النتائج».
توافق مع المستهدفات
لفتت آل إسماعيل إلى أن «ما حققته منصة التطوع حتى الآن كبير جدًا، ومتوافق مع مستهدفات الرؤية، حتى إنه حقق معدلًا كبيرًا في المستهدفات قبل الوصول للرؤية نفسها، وهنا علينا أن نواجه أمرًا واقعيًا ونسأل: هل كان من الممكن لك كجهة أن تعمل على استقطاب متطوعين لولا المنصة؟ وهل كان لديك مجال لتقدير المتطوعين ورفع شهادات شكر مباشرة راصدة لعدد الساعات لولا هذه المنصة؟
وبالإجابة سنتأكد أن المنصة لم ولن تكون عائقًا، بل أوجدت حلولًا جذرية كثيرة في العمل التطوعي، وهي ليست فقط محددة لرفع الفرص، بل لها جوانب مهمة أكبر، ومنها التدريب والتطوير، حيث يمكن أخذ دورات ذات أثر في التطوع، كما يمكن استخراج رخص للعمل التطوعي من المنصة نفسها وغيرها من الجوانب المهمة في العمل التطوعي التي ترفع من مستوى تطوير الذات وتطوير المؤسسات كذلك».
صعوبات تواجه المتعاملين مع منصة التطوع
ـ تعطل المنصة
ـ مشاكل تتعلق بتعقيدات التحديث
ـ البطء في الأداء
ـ ضعف دعم المستخدم
ـ رفض أو تأخر اعتماد الفرص التطوعية من دون توضيح الأسباب
ـ تعدد الجهات وتضارب المرجعيات
ـ ضعف تقني مستمر مثل بطء التصفح والتعطل المتكرر والتعليق أثناء إدخال البيانات
ـ غياب الردود الفورية على التذاكر المرسلة ما يزيد من صعوبة متابعة الحالات العالقة
وفي سياق ذلك، برزت منصة التطوع كواحدة من المنصات التي يعاني مستخدموها والمستفيدون منها من مشاكل عدة، تتعلق بتعقيدات التحديث، والبطء في الأداء، وأحيانًا ضعف دعم المستخدم، مما يؤثر على تفاعل الأفراد مع الفرص التطوعية واستفادتهم منها بشكل فعال.
مشكلات تقنية
استطلعت «الوطن» آراء بعض المختصين، بخاصة مديرو التطوع في مؤسسات غير ربحية، حول أبرز المشكلات التي تواجه المنصة، ووجدت توافقًا في الآراء على أن معالجة هذه المشكلات يتطلب تعاونًا بين الجهات المعنية، إضافة إلى استماع دائم لآراء المستخدمين لضمان تقديم منصة تطوعية فعالة وموثوقة تلبي الأهداف المرجوة منها.
يقول مدير إدارة العمل التطوعي بجمعية سيهات للخدمات الاجتماعية عبدالرؤوف الرميح متناولًا أثر تعطل المنصة الوطنية للعمل التطوعي «في ظل التزام جمعية سيهات للخدمات الاجتماعية بتفعيل العمل التطوعي المؤسسي، وسعيها الدائم إلى تمكين المتطوعين وتسهيل انخراطهم في الفرص التطوعية، واجهت الجمعية أخيرًا عدة صعوبات وتحديات عملية بسبب تعطل المنصة الوطنية للعمل التطوعي، وبطء الإجراءات فيها، مما أثر بشكل مباشر على جودة تقديم الخدمات التطوعية".
صعوبات وتحديات
يحدد الرميح أبرز المشكلات التقنية والتنظيمية التي واجهتها الجمعية في ما يتعلق بمنصة العمل التطوعي، وذلك بكل من:
1. رفض أو تأخر اعتماد الفرص التطوعية دون توضيح الأسباب، رغم الالتزام بجودة المحتوى ومتطلبات المنصة.
2. تعدد الجهات وتضارب المرجعيات: تنقلنا بين المركز الوطني، وإدارة الموارد البشرية، ومركز التنمية الاجتماعية في القطيف، ثم الدمام، دون رد حاسم أو توجيه واضح.
3. ضعف تقني مستمر في أداء المنصة: بطء في التصفح، تعطل متكرر، وتعليق أثناء إدخال البيانات.
4. غياب الردود الفورية على التذاكر المرسلة، مما يزيد من صعوبة متابعة الحالات العالقة.
ولفت إلى أن «هذه المشكلات في المنصة تضعنا أمام تحديات عدة تواجه الجمعية والمتطوعين أهمها:
• تأخر انضمام المتطوعين نتيجة تأخر اعتماد الفرص، مما يربك سير البرامج.
• تحميل الموظف الإداري عبء إضافي من المتابعة والتنسيق يدويًا، في ظل غياب نظام إلكتروني موثوق.
• تحديات في تعامل المتطوعين أنفسهم مع المنصة، خصوصًا كبار السن أو من لديهم ارتباطات عملية تمنعهم من متابعة الفرص إلكترونيًا بشكل دائم.
• الحاجة لتحفيز المتطوعين يدويًا بسبب ضعف تفاعلهم مع النظام الرقمي».
الأثر السلبي
شدد الرميح على أن كل تلك الصعوبات التقنية لها تبعات مؤثرة، ووضح أن تلك التبعات يمكن أن تتجلى في:
• إحباط المتطوعين بسبب تأخر التوثيق، مما يقلل من دافعيتهم للاستمرار.
• فقدان فرص إحصائية دقيقة لتسجيل الساعات التطوعية، مما يؤثر على تقارير الأداء.
• تعطل العمل الإداري الإستراتيجي بسبب انشغال الفريق الفني بمهام طارئة تتعلق بالمنصة.
مقترحات تطويرية
أشار الرميح إلى أنه مع التركيز على كل الملاحظات التي ذكرت، وما تبعها من تأثير غير مناسب على ضمان سلاسة العمل على المنصة، فإن ثمة مقترحات يمكن أن تسهم في تخطي العقبات أو تقليصها، ومنها:
1. تحديد جهة واحدة واضحة ومخولة للموافقة على الفرص التطوعية، وتعميم ذلك رسميًا على الجمعيات.
2. اعتماد آلية جزئية لرفع عدد محدود من الفرص شهريًا، والبقية تُوثق بأثر رجعي لتخفيف الضغط.
3. منح الجمعيات الموثوقة صلاحيات مؤقتة للاعتماد السريع للفرص، وفق ضوابط يحددها المركز الوطني.
4. تطوير المنصة تقنيًا بالتعاون مع الجمعيات النشطة لمعالجة البطء والتعليق.
5. فتح قناة دعم مباشر ومستمرة مع الجهات الرسمية المعنية لضمان سرعة الاستجابة وتسهيل التواصل
وأكد نحن في جمعية سيهات نثمن جهود المركز الوطني للعمل التطوعي، ونؤمن بأهمية التحول الرقمي، إلا أن نجاح هذه المنصات يعتمد على تعاون مشترك وتجاوب فعّال بين جميع الأطراف، لضمان استمرار الزخم التطوعي وتحقيق مستهدفات الوصول إلى مليون متطوع.
بين البدايات والحاضر
من جانبها، ذكرت منسقة علاقات المتطوعين في جمعية العطاء النسائية بالقطيف دانة آل محسن أنه «في بداية انطلاق منصة العمل التطوعي كان التفاعل مميزا وأثمر عن جهود كبيرة على إثرها تم تأسيس عدد من الوحدات للعمل التطوعي في كثير من المؤسسات على اختلافها، هذا التميز في الانطلاقة كان مؤثراً على الأداء، وحتى على زيادة وارتفاع عدد المتطوعين في المملكة وفي مختلف القطاعات، ولا تزال المنصة تعمل بجهد وهذا ما نقدره كثيراً نحن في القسم التطوعي من جمعيتنا التي بدأت خطواتها الأولى على هذا النهج الخيري والتطوعي، وجاءت المنصة لتدعم هذا التوجه بمعايير عالية جداً، ولكنها مع كل العمل الاحترافي الذي تعمل به تواجه عثرات جديدة ومشاكل مستحدثة لم تظهر لنا في بداية انطلاقتها".
الإشراف مجهول
أوضحت آل محسن في معرض حديثها عن المشاكل المستجدة، قائلة «سابقاً كان هنالك مشرفون متابعون مع كل جهة، ولكل جمعية، حيث يوكل مشرف محدد لمتابعة الجمعية أو المؤسسة الموكله له، فيتواصل بشكل سريع وفعال لتحسين جودة العمل وحل المشكلات التي تواجه مديري التطوع أثناء رفع الفرص التطوعية، أو تسجيل الفرصة، أو رفع الساعات، ليس هذا فحسب، بل كان التواصل مثمرا وفعالا لدرجة المناقشة وإيصال الفكرة حول أفضل ممارسات رفع الفرص، وكيف يمكن إظهارها بالشكل الجاذب لتحفيز المتطوعين أو الراغبين بالتطوع، من حيث نوعها، وتفاصيلها، وحتى مهام المتطوع».
وتابعت «أخيراً مع تغيير وتحديث العمل للمشرفين من قبل الجهات المعنية ما بين وزارة الموارد والمركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي تغيرت بعض الأمور التي ترتب عليها تأخير العمل على مستوى مديري التطوع، وحتى المتطوعين، ولكننا نمني النفس أن تكون فترة مؤقتة لحين استقرار الوضع، ويظهر لنا التغيير في عدم وجود مشرفين متفاعلين كما في السابق، الآن لا نعرف من هو المشرف المسؤول الذي يمكن التواصل معه بشكل مباشر».
رفض الفرص
أكملت آل محسن «يحدث أن تُرفض الفرصة أو تعلق ولا نعرف السبب الحقيقي أو الواضح لهذا الرفض أو التعليق، كما أن الفرصة تأخذ وقتًا طويلًا في كثير من الأحيان ليتم حذفها وإعادة رفعها من جديد».
وتابعت «نضطر أحيانا إلى التواصل عبر الإيميل الرسمي لمنصة العمل التطوعي للمتابعة بطلب حذف الفرصة المعلقة أو المرفوضة حتى نتمكن من رفعها من جديد».
وأضافت «هناك أيضًا مشكلة إيقاف الأثر الرجعي لرفع الفرص التطوعية»، مبينة أن «بند الأثر الرجعي كان عاملًا جيدًا في العمل، وأسهم في حل كثير من المشكلات واختصار الوقت والجهد لرفع الفرص واحتساب الساعات خصوصًا للمتطوع المستمر، ولكن إيقاف هذا البند زاد من صعوبة التعامل مع الفرص، وإضافة الساعات، أو احتسابها».
إيجابيات تحت الضوء
على صعيد مختلف، قالت ندى آل إسماعيل، وهي مسؤولة للتطوع في فرع وزارة الموارد البشرية والتنمية المجتمعية في الدمام إنه «في ظل التطور الرقمي الذي يشهده قطاع العمل التطوعي، أصبحت المنصات الإلكترونية أداة حيوية لتعزيز وتفعيل الأنشطة التطوعية. إلا أن المعوقات التقنية والتنظيمية التي تواجه هذه المنصة، التي يرى البعض أنها تؤثر على فعالية العمل هي طبيعية في ظل التغير التكنولوجي لأغلب القطاعات».
ولفتت إلى أن «أغلب المنصات الإلكترونية لمختلف الجهات تعاني من عثرات تقنية تعيق عمل الجهة نفسها في كثير من الأحيان، وقد يكون للتغيرات والانتقالات الأخيرة في الجهات الموكلة بالإشراف على الجهات التطوعية والمؤسسات غير الربحية دور كبير في مثل هذه العثرات التي نتوقع أن تلقى استقرارًا أكبر مستقبلاً وتهيئة أكثر جودة مع مرور الوقت طالما وجدت الرغبة في التطوير فالعمل مستمر مع وجود التحديثات التي قد تعيق في بداية الأمر ولكنها ستجد المخارج المناسبة للوصول لأفضل الممارسات وأفضل النتائج».
توافق مع المستهدفات
لفتت آل إسماعيل إلى أن «ما حققته منصة التطوع حتى الآن كبير جدًا، ومتوافق مع مستهدفات الرؤية، حتى إنه حقق معدلًا كبيرًا في المستهدفات قبل الوصول للرؤية نفسها، وهنا علينا أن نواجه أمرًا واقعيًا ونسأل: هل كان من الممكن لك كجهة أن تعمل على استقطاب متطوعين لولا المنصة؟ وهل كان لديك مجال لتقدير المتطوعين ورفع شهادات شكر مباشرة راصدة لعدد الساعات لولا هذه المنصة؟
وبالإجابة سنتأكد أن المنصة لم ولن تكون عائقًا، بل أوجدت حلولًا جذرية كثيرة في العمل التطوعي، وهي ليست فقط محددة لرفع الفرص، بل لها جوانب مهمة أكبر، ومنها التدريب والتطوير، حيث يمكن أخذ دورات ذات أثر في التطوع، كما يمكن استخراج رخص للعمل التطوعي من المنصة نفسها وغيرها من الجوانب المهمة في العمل التطوعي التي ترفع من مستوى تطوير الذات وتطوير المؤسسات كذلك».
صعوبات تواجه المتعاملين مع منصة التطوع
ـ تعطل المنصة
ـ مشاكل تتعلق بتعقيدات التحديث
ـ البطء في الأداء
ـ ضعف دعم المستخدم
ـ رفض أو تأخر اعتماد الفرص التطوعية من دون توضيح الأسباب
ـ تعدد الجهات وتضارب المرجعيات
ـ ضعف تقني مستمر مثل بطء التصفح والتعطل المتكرر والتعليق أثناء إدخال البيانات
ـ غياب الردود الفورية على التذاكر المرسلة ما يزيد من صعوبة متابعة الحالات العالقة
